企业合规管理之档案管理

企业合规管理之档案管理

企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，在企业管理运行、科技创新、产品开发、市场开拓、维护权益、留存历史、传承文化等方面起着基础性支撑性作用。

一、企业档案管理现状

1、企业对档案管理意识薄弱，缺乏专业管理人员。

企业过于注重业绩及工作效率，缺乏对档案管理工作的重视，未设置专门的档案管理岗位及专业档案管理人才，非专业人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案管理意识淡薄;或者专业档案管理人员身兼数职，导致对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，致使档案资料内容残缺、真实性不足，严重影响了档案管理水平。

2、企业

企业未配置专用档案柜和档案室，有的企业档案多、档案室狭窄并且杂乱、“十防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整，不利于档案信息充分服务于企业。

3、企业档案管理手段落后。

随着计算机技术和信息技术在档案整理工作的应用和发展，传统的档案整理技术已经无法满足现在大量电子档案整理的需求，企业档案管理人员专业技能较低，学习档案整理新技术的能力较差，导致工作效率低下，严重影响企业档 ……此处隐藏1352个字…… 、完整性，在经济纠纷中即由记录转变重要物证，成为关键性法律证据。

3、企业运营风险。

企业运营风险体现在其人力资源、资产管理、销售业务、企业文化、工程项目等多个方面，通常避无可避，只能在日常经营中比对参考企业档案信息资源，认真分析已有档案形成的经营案例，尽量控制或减少因人为因素引起的运营风险。

三、提高企业档案管理水平

1、完善企业档案管理规章制度，夯实档案管理基础。

规章制度要体现合理性、科学性、可操作性，即符合企业特点和档案管理实际，以适应企业档案管理的需要，并根据时代及信息技术的发展状况进行不断的调整，充分借助现代化手段保障企业档案管理工作的顺利开展，为后续借助档案管理工作提高企业服务水平奠定基础。另企业要坚持制度执行的严肃性，即在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2、采用信息化管理手段，加强档案管理规范性。

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统、档案软件系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。

3、加大档案工作人员培养力度，提升档案管理质量。

企业应积极为档案管理人员创造学习、锻炼、教育培训的机会，开展定期或不定期的档案业务培训。制定绩效考核制度，提升工作效率，提高管理质量，充分发挥他们的积极性和创造性，积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更规范。