关于新时代企业档案管理体制的调研报告

关于新时代企业档案管理体制的调研报告

一、企业档案管理体制的现状

1.企业档案管理体制的“上层建筑”

企业档案管理体制可以简单概括为“档案部门抓全面，搞指导；主管机关抓领导，下任务；企业自身抓管理，促利用”。而档案部门和主管机关的职能就是代表企业档案管理体制的“上层建筑”，也就是领导决策。其具体表现为：一是各级档案行政管理部门依据《档案法》所赋予的职权和政府机关的行政职能，对所辖区域的档案工作展开组织协调、宏观管理和监督指导，既发挥了行政职能，又履行了执法监督的职责；二是各专业主管机关根据档案部门的要求，从抓领导认识入手，以下达任务指标为起步，把企业档案工作列入整体管理之中，对辖企业压担子、提要求，促使企业提高认识、自我加压。实践证明，这是做好企业档案工作的重要条件和必要环节。

2.企业档案管理体制运营现状分类

由于企业的所有制形式、组织形式和管理方式差异很大，因而企业的管理体制也有较大差异，从调查情况看，大致有五种情况：一是国有和集体大中型企业。由于基础较好，管理正规，大都设立专门的档案室（或档案科），负责对本企业的档案工作实行集中统一管理，或统一领导、统一制度以及分级管理。其档案机构有的是与其他职能部门平行的单独机构，有的则隶属于某个职能部门，这种体制基本能够根据各级档案行政管理部门与专业主管机关的要求履行职责；二是国有和集体小型企业。由于专业主管机关的要求和受大中型企业的影响，大 ……此处隐藏6459个字…… 职能部门人才的发展和培养进行多角度分析，在立足实际情况的基础上建立针对性的档案管理制度，及时分析该制度是否存在不合理之处，采取相应措施将其解决，从而助力档案管理工作顺利开展。

4.加强对大数据的合理应用，提高企业档案管理信息技术水平

在今后的实际工作中，企业需以长远发展的立场，开展档案管理信息化建设，顺应大数据的发展热潮，提升大数据技术的利用率，使大数据和档案管理的相应步骤有机融合，利用大数据增强档案管理的先进性。在具体实践中，企业需摒弃落后、单一的档案管理，提高对大数据技术的关注度，了解该技术的功能、涵盖类型等，依据大数据的发展现状可知，存储技术主要包括NewSQL、NoSQL以及分布式文件系统等。企业需积极使用上述技术，并选择专门人员开展大数据分析技术的建设工作，这是大数据技术应用的重中之重。目前，大数据分析技术涵盖数理统计分析、机器学习、可视化分析等诸多技术，企业的选择要有针对性，为实际工作提供一定参考。同时，企业要转变早期的发展思路和模式，以现代化的视角看待档案管理工作，从不同层面分析该工作的需求，分析此项工作需要哪些硬件设备设施，对此展开引进，如终端计算机、档案管理服务器、专用数据存储设备、扫描仪等。此外，企业需将平台软件建设纳入重要事程，搭建比较适宜的档案管理信息化平台，将档案录入到平台中，并通过该平台整理、编撰相关档案，使档案以现代化的方式保存，还应着眼于档案管理信息化平台系统，加大对该系统的开发力度，将信息技术利用起来，避免人员面临繁重的工作任务，如通过信息技术检查档案信息内容有无存在不完整的情况，并要深刻认识到对档案加密保护的必要性，将此项工作提上日程，如需传输档案，要以虚拟专用网络（VPN）为主，建立私密的数据通道。